Vorverpackte Lebensmittel brauchen nicht nur ein vollständiges Etikett, sondern auch eine Akte, aus der dessen Angaben entstehen und geprüft werden können. Wer ein Glas Marmelade, eine Wurstschale oder eine Flasche Sauce im Hofladen und auf dem Markt verkauft, sollte deshalb Rezeptur, Druckfreigabe, Losdaten sowie Einkaufs- und Lieferdaten miteinander verbinden. Das verkürzt Auskünfte an Behörden, erleichtert Reklamationen und schafft eine belastbare Grundlage, wenn zusätzliche Verkaufsstellen oder gewerbliche Kunden hinzukommen.
Eine Vorlagenmappe muss nicht kompliziert sein. Entscheidend ist, dass jede Änderung eine eindeutige Version erhält und dass sich ein verkauftes Los vom Etikett bis zu den eingesetzten Rohwaren und, bei B2B-Lieferungen, bis zum Empfänger verfolgen lässt. Die folgenden Vorlagen sind als betriebliche Arbeitsunterlagen gedacht. Sie ersetzen keine Prüfung der konkreten Kennzeichnung und keine Beratung für Besonderheiten einzelner Erzeugnisse.
Eine Rezepturvorlage hält Zutaten und Mengen eindeutig fest
Die Rezepturvorlage ist die fachliche Quelle für Zutatenverzeichnis, Allergenhinweise und Nährwertberechnung. Sie sollte für jedes Produkt und jede Rezepturversion geführt werden. Eine bloße Zutatenliste ohne Mengen, Lieferantenbezug und Versionsdatum reicht in der Praxis nicht aus, weil sich Änderungen später nicht zuverlässig erklären lassen.
Was in die Rezepturakte gehört
- eindeutige Produktbezeichnung und interne Rezepturkennung,
- Datum der Rezepturversion und Name der freigebenden Person,
- alle eingesetzten Zutaten mit Menge und Einheit, sinnvollerweise in absteigender Reihenfolge der Einsatzmenge,
- bei zusammengesetzten Zutaten die vollständige Spezifikation mit deren Unterzutaten,
- enthaltene Allergene und die Grundlage dieser Angabe,
- Lieferant, Artikelbezeichnung und, soweit verfügbar, Spezifikation der eingesetzten Zutat,
- Angaben zu Verarbeitungsschritten, Ausbeute und Füllmenge, wenn sie für die Etikettenangaben relevant sind.
Das Zutatenverzeichnis eines vorverpackten Lebensmittels folgt grundsätzlich der absteigenden Reihenfolge ihres Gewichtsanteils zum Zeitpunkt der Verwendung bei der Herstellung. Die maßgeblichen Vorgaben stehen in Artikel 18 der Verordnung (EU) Nr. 1169/2011 betreffend die Information der Verbraucher über Lebensmittel. Für einzelne Zutaten gelten Sonderregeln, etwa bei zusammengesetzten Zutaten, Zusatzstoffen oder Zutaten, die nur in bestimmten Fällen genannt werden müssen.
Bei jeder Rezepturänderung ist eine neue Version sinnvoll, auch wenn sich nur der Lieferant einer zusammengesetzten Zutat ändert. Ein anderer Lieferant kann eine andere Unterzutatenliste oder Allergensituation bedeuten. Der Praxisfall Erdbeermarmelade nach einer Rezepturänderung zeigt, weshalb Rezeptur und Etikett nicht getrennt fortgeschrieben werden sollten.
Das Etikettenfreigabeblatt verbindet Rezeptur und Druckbild
Das Freigabeblatt übersetzt die Rezepturversion in die konkrete Etikettenfassung. Es dokumentiert nicht nur den Text, sondern auch, welche Fassung geprüft und für den Druck freigegeben wurde. Damit ist nachvollziehbar, ob auf einer Verpackung tatsächlich die Angaben stehen, die zur damals geltenden Rezeptur passen.
Prüfpunkte vor der Druckfreigabe
Tragen Sie Produktname, Rezepturversion, Etikettenkennung, Prüfdatum und Freigabe ein. Fügen Sie einen Ausdruck oder eine lesbare Abbildung der geprüften Fassung bei. Bei digitalen Unterlagen sollte die gespeicherte Datei eindeutig benannt sein und gegen eine nachträgliche Verwechslung geschützt werden.
| Prüffeld | Dokumentierter Abgleich |
|---|---|
| Verkehrsbezeichnung | Passt die Bezeichnung zum Erzeugnis und seiner Aufmachung? |
| Zutatenverzeichnis | Entspricht es der freigegebenen Rezeptur nach Artikel 18 der Verordnung (EU) Nr. 1169/2011? |
| Allergene | Sind Stoffe oder Erzeugnisse nach Anhang II im Zutatenverzeichnis nach Artikel 21 hervorgehoben? |
| Nährwerte | Ist die Nährwertdeklaration nach Artikel 9 und Artikel 30 der Verordnung (EU) Nr. 1169/2011 vorhanden, soweit keine Ausnahme greift? |
| Datierung und Los | Sind Mindesthaltbarkeitsdatum oder Verbrauchsdatum und die vorgesehene Loskennzeichnung technisch umsetzbar? |
Artikel 9 der Verordnung (EU) Nr. 1169/2011 nennt die verpflichtenden Angaben. Dazu gehören, je nach Produkt und Fall, neben Zutaten, Allergenen und Nährwertdeklaration auch Nettofüllmenge, Datierung, Aufbewahrungsbedingungen, Name oder Firma und Anschrift des verantwortlichen Lebensmittelunternehmers. Eine Nährwertdeklaration ist nicht in jeder Konstellation erforderlich, daher sollte das Freigabeblatt die geprüfte Ausnahme samt Begründung festhalten, falls eine angewendet wird.
Das Blatt ersetzt keine materielle Rechtsprüfung. Es sorgt aber dafür, dass die Prüfung nicht nur mündlich erfolgt. Für einen vollständigen Überblick eignet sich der Beitrag Pflichtangaben für vorverpackte Lebensmittel.
Ein Losprotokoll macht die Losnummer nachvollziehbar
Die Losnummer verbindet die einzelne Ware mit einem Herstellungs- oder Abfüllvorgang. Nach der Los-Kennzeichnungs-Verordnung müssen Lebensmittel grundsätzlich mit einer Loskennzeichnung versehen sein, soweit keine der dort geregelten Ausnahmen greift. Die Kennzeichnung auf dem Etikett hilft jedoch nur dann weiter, wenn im Betrieb ein Protokoll hinterlegt ist, das die Nummer erklärt.
Vom Los zur Rohwarencharge
Das Losprotokoll enthält mindestens die Losnummer, Produkt und Rezepturversion, Herstelltag oder Abfülltag, die hergestellte oder abgefüllte Menge und die eingesetzten Rohwarenchargen. Ergänzen Sie Verpackungsmaterial, falls dessen Rückverfolgbarkeit für den konkreten Fall relevant ist. Wenn Ware an andere Unternehmen geht, gehören auch die Empfänger oder ein Verweis auf die Empfängerliste in das Protokoll.
Die Losnummer muss im Betrieb eindeutig sein. Sie kann einen Herstelltag abbilden, muss aber nicht allein daraus bestehen. Wichtig ist, dass Mitarbeitende dieselbe Nummer auf dem Behälter, dem Etikett, dem Herstellprotokoll und gegebenenfalls im Lieferschein verwenden.
Bei einem Qualitätsproblem lässt sich so feststellen, welche Mengen betroffen sein könnten, welche Rohwaren eingesetzt wurden und wohin die Ware gelangte. Die praktische Vergabe wird im Beitrag Losnummer vergeben und Etiketten im Laden drucken vertieft.
Die Lieferantenliste erfüllt einen Teil der Rückverfolgbarkeit
Artikel 18 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 legt die Rückverfolgbarkeit als Grundsatz fest. Lebensmittelunternehmer müssen feststellen können, von wem sie Lebensmittel und andere Stoffe erhalten haben, die dazu bestimmt sind oder von denen erwartet werden kann, dass sie in einem Lebensmittel verarbeitet werden. Diese Informationen müssen den zuständigen Behörden auf Aufforderung zur Verfügung gestellt werden.
Die Lieferantenliste bündelt deshalb die Geschäftspartner und ihre Kontaktdaten, ersetzt aber nicht die einzelnen Einkaufsbelege. Verknüpfen Sie jeden Lieferanten mit gelieferten Artikeln, Lieferdatum, Lieferschein oder Rechnung sowie der Rohwarencharge, sofern diese angegeben ist. Bei Zutaten mit Spezifikationen sollte die aktuelle Spezifikation ebenfalls auffindbar sein.
Die Liste als schneller Einstieg
In einer Prüfung oder bei einer Rückfrage spart eine gepflegte Liste Zeit: Sie zeigt sofort, welche Belege und Chargenunterlagen zu suchen sind. Für Rohwaren, die unter wechselnden Handelsnamen bezogen werden, sollte zusätzlich die interne Zutatenbezeichnung dokumentiert werden. Sonst ist die Verbindung zur Rezeptur nicht eindeutig.
Artikel 18 verlangt keine bestimmte Tabellenform. Papierakten, Ordnerstrukturen und digitale Systeme können die Anforderung erfüllen, wenn die Informationen vollständig, lesbar und zeitnah verfügbar sind. Wer Daten elektronisch führt, sollte Zugriffsrechte, Sicherungen und eine klare Ablage für Lieferdokumente festlegen.
Die Empfängerliste ist bei Belieferung anderer Betriebe nötig
Wer ausschließlich direkt an Endverbraucher verkauft, benötigt für diese Verkäufe typischerweise keine Empfängerliste mit personenbezogenen Kundendaten. Anders ist die Lage, wenn Ware an Wiederverkäufer, Gastronomie, Cafés, andere Hofläden oder sonstige Unternehmen geliefert wird. Dann muss die Lieferkette vorwärts nachvollziehbar bleiben.
Die Empfängerliste hält Produkt, Losnummer, Lieferdatum, Menge und geschäftlichen Empfänger fest. Lieferscheinnummer oder Rechnungsnummer erleichtern den späteren Abgleich. Werden mehrere Lose auf einem Lieferschein geliefert, sollten diese getrennt ausweisbar sein.
Diese Unterlage unterstützt die Pflicht aus Artikel 18 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002, die unmittelbaren Empfänger von Lebensmitteln feststellen zu können. Sie ist zugleich ein Organisationsinstrument für wachsende Betriebe: Neue Vertriebspartner lassen sich nur verlässlich bedienen, wenn Chargen, Lieferungen und Dokumente nicht allein im Gedächtnis einzelner Personen liegen.
Für Rückverfolgbarkeitsunterlagen gibt es keine pauschale Jahresfrist
Artikel 18 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 nennt keine allgemeine konkrete Aufbewahrungsdauer für Rückverfolgbarkeitsunterlagen. Eine pauschale Frist, etwa für alle Rezepturen, Lose, Lieferanten- und Empfängerbelege, lässt sich daraus nicht ableiten. Der Betrieb muss seine Dauer deshalb nachvollziehbar anhand von Haltbarkeit, Vertriebsweg und möglichem Rückrufbedarf festlegen.
Eine betriebliche Regel schriftlich festlegen
Halten Sie in einer kurzen Verfahrensanweisung fest, welche Unterlagen wie lange archiviert werden, wer sie ablegt und wie sie wiedergefunden werden. Bei Produkten mit langer Haltbarkeit oder längeren Vertriebswegen muss die gewählte Dauer ermöglichen, auch nach längerer Zeit auf ein Problem zu reagieren. Berücksichtigen Sie zudem vertragliche Anforderungen von Handelspartnern und weitergehende Vorgaben, die im Einzelfall gelten können.
Die Aufbewahrung betrifft nicht nur Papier. Auch die freigegebene Etikettendatei, die Rezepturversion und das zugehörige Losprotokoll müssen zusammen auffindbar bleiben. Löschen Sie alte Fassungen nicht einfach, sondern kennzeichnen Sie sie als ungültig und bewahren Sie sie mit ihrem Geltungszeitraum auf.
Handels- und Buchungsunterlagen folgen eigenen Fristen
Für Handels- und Buchungsunterlagen gelten unabhängig von der lebensmittelrechtlichen Rückverfolgbarkeit eigene Regeln. Nach Paragraf 257 Handelsgesetzbuch sind Handelsbriefe sechs Jahre aufzubewahren. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren, soweit die jeweiligen Voraussetzungen vorliegen.
Welche Unterlage unter welche Kategorie fällt, richtet sich nach ihrem Inhalt und der Stellung des Betriebs. Steuerrechtliche Pflichten können zusätzlich relevant sein und sich ändern. Deshalb sollten Hofladen oder Manufaktur die Ablage von Lieferscheinen, Rechnungen, Bestellungen und Buchungsbelegen nicht allein nach der selbst gewählten Rückverfolgbarkeitsfrist löschen.
Trennen Sie in der Ablage dennoch klar zwischen handelsrechtlichen Belegen und fachlichen Lebensmittelunterlagen. Eine Rechnung kann den Lieferanten und das Datum belegen, enthält aber nicht zwingend die Rezepturversion oder die Rohwarencharge. Erst die Verknüpfung der Dokumente beantwortet die Frage, was in einem bestimmten Los verarbeitet und an wen es geliefert wurde.
Mit einer vollständigen Vorlagenmappe kontrolliert wachsen
Eine belastbare Mappe besteht aus Rezepturvorlage, Etikettenfreigabeblatt, Losprotokoll, Lieferantenliste und, bei B2B-Lieferungen, Empfängerliste. Ergänzt um eine schriftliche Archivregel und die getrennte Beachtung handelsrechtlicher Fristen entsteht daraus ein System, das Auskünfte ermöglicht und Änderungen kontrollierbar macht. Das senkt nicht die rechtliche Verantwortung, schafft aber die Unterlagen, mit denen sie im Alltag wahrgenommen werden kann.
Wenn aus einer Rezeptur ohne mehrfaches manuelles Übertragen ein Etikett entstehen soll, kann Zutatenblatt für Rezeptur, Etikett und Losnummer im Hofladen den Arbeitsablauf unterstützen: Aus der Rezeptur entsteht das druckbare Etikett mit Zutatenverzeichnis, hervorgehobenen Allergenen, Nährwerttabelle und Losnummer. Für eine Vorführung oder frühen Zugang nutzen Sie bitte das Kontaktformular. Fachlich verantwortlich für diesen Beitrag ist der Autor dieses Magazins.
